Privacyverklaring

Chiro Morkhoven vindt jouw privacy belangrijk. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we via deze website verzamelen, waarom we dat doen, wie ze te zien krijgt en welke rechten je hebt. Veel van onze leden zijn jonger dan 18. Als we het hebben over “je” of “jouw”, bedoelen we dus ook de ouders of voogden die een formulier invullen voor hun kind.

Wie is verantwoordelijk?

Chiro Morkhoven, Sint-Niklaasstraat 17, 2200 Morkhoven.
E-mail: info@chiromorkhoven.be

Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Contactformulier

We vragen je naam, e-mailadres, een onderwerp (optioneel) en je bericht. We gebruiken dit alleen om je vraag te beantwoorden. Het bericht komt terecht in de mailbox van de hoofdleiding.

Aanvraag voor het huren van de lokalen

We vragen de naam, het e-mailadres en het gsm-nummer van de contactpersoon, de vereniging, de aankomst- en vertrekdatum, het aantal personen, het doel en eventuele opmerkingen. We gebruiken dit om je aanvraag te behandelen en contact met je op te nemen. De aanvraag komt terecht in de mailbox van de verhuurverantwoordelijken.

Medische fiche

Via de medische fiche vragen we de volgende gegevens van je kind en van de ouders of voogden:

• Gegevens van het kind: groep, naam, geboortedatum, rijksregisternummer en adres.
• Contactgegevens: twee ouders of voogden en een derde contactpersoon (naam, gsm-nummer, e-mailadres, relatie tot het kind).
• Gezondheidsgegevens: huisarts, bloedgroep en resusfactor, aandoeningen en allergieën, eerdere ziekten of ingrepen, tetanusvaccinatie, medicatie en dieet.
• Toestemmingen: of we foto’s mogen nemen en publiceren, en je verklaring dat de gegevens correct zijn.

We gebruiken deze gegevens zodat de leiding tijdens de activiteiten en op kamp correct en veilig kan handelen, rekening kan houden met allergieën, medicatie en dieet, en in noodgevallen de juiste personen kan bereiken.

Gezondheidsgegevens zijn bijzonder gevoelig. We verwerken ze daarom alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, die je geeft door het formulier in te dienen. De fiche wordt als pdf per e-mail naar een aparte mailbox van de leiding gestuurd. De website zelf bewaart deze gegevens niet in een database.

De informatie over de gezondheidstoestand van je kind wordt alleen gebruikt door de leidingsploeg en wordt niet doorgegeven, behalve aan (medische) hulpverleners wanneer dat nodig is. De dieetvoorkeur wordt wel doorgegeven aan de kookploeg. De contactgegevens worden bijgehouden in het online Groepsadministratieportaal (GAP) van Chirojeugd Vlaanderen. De basisgegevens (één adres, één telefoonnummer en één e-mailadres) worden doorgestuurd naar Chirojeugd Vlaanderen.

Foto’s

Alleen met jouw toestemming nemen we foto’s van de leden. We publiceren ze in een besloten Facebookgroep waar alleen personen die met onze Chiro verbonden zijn lid van kunnen worden. Wil je achteraf dat een foto verwijderd wordt? Stuur de link naar de foto naar info@chiromorkhoven.be of naar onze Facebookpagina.

Technische gegevens

Onze webhost (mijn.host) bewaart bij elk bezoek technische gegevens in serverlogboeken, zoals het IP-adres en het tijdstip van het bezoek. Dat is nodig voor de werking en de beveiliging van de website. We gebruiken geen analyse- of trackingdiensten en geen advertentiecookies.

Diensten van derden op deze website

Een aantal onderdelen van de website komen van andere partijen. Zij krijgen daardoor je IP-adres en technische gegevens over je browser te zien, en kunnen eigen cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Voor hun gegevensverwerking gelden hun eigen privacyverklaringen.

• Cloudflare Turnstile controleert in onze formulieren of een bezoeker een mens is, om spam te voorkomen.
• Google Maps toont de kaart op de contactpagina.
• Google Agenda toont op de verhuurpagina wanneer de lokalen vrij zijn.
• Font Awesome levert de kleine pictogrammen op de website.

Zelf plaatsen we geen cookies op je toestel. Links naar Facebook en Instagram zijn gewone links: pas als je erop klikt, verlaat je onze website.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzamelen. Berichten en aanvragen bewaren we zolang we ze nodig hebben om je vraag of aanvraag af te handelen. Gegevens van de medische fiche gebruiken we alleen zolang ze nodig zijn voor de werking van de Chiro.

Wie krijgt toegang tot je gegevens?

Alleen de personen die ze echt nodig hebben: de leidingsploeg, de kookploeg (enkel het dieet), Chirojeugd Vlaanderen (enkel de basisgegevens) en (medische) hulpverleners in noodgevallen. Daarnaast gebruiken we technische dienstverleners, zoals onze webhost en e-mailprovider, die de gegevens voor ons verwerken. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• te weten welke gegevens we over jou of je kind bewaren en een kopie te vragen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een bruikbaar formaat mee te nemen;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken. Dat heeft geen gevolgen voor wat daarvoor al gebeurd is.

Stuur daarvoor een e-mail naar info@chiromorkhoven.be. We antwoorden zo snel mogelijk!

Wijzigingen

Als er iets verandert aan hoe we met gegevens omgaan, passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan de pagina toont wanneer ze voor het laatst is aangepast.